Автоматизація x2: чим корисна інтеграція HRM і PM систем

Ви можете скільки завгодно планувати та розраховувати час, враховувати ризики, але настає момент, коли все йде не за планом. Особливо, в роботі з запитами співробітників.

HR/Project Manager не завжди може швидко обробити незаплановані day offs, лікарняні та відпустки. Тим більше, якщо таких запитів в певний момент стає занадто багато. Крім того, ще потрібно обробити цю інформацію: перевірити кількість доступних днів у конкретного співробітника, зв'язатися з тімлідом і зіставити графіки інших членів команди, менеджеру необхідно вручну оновлювати дані в HRM/PM-системі.

А тепер уявіть, якщо відсутній співробітник задіяний не в одному, а в декількох проєктах? Або таких співробітників декілька десятків/сотень?

Давайте розглянемо такий процес візуально. Графік, розташований нижче, як раз і демонструє момент, коли менеджер відчуває максимальне напруження в роботі із запитами. 

Графік Resource Load/Resource Capacity, де червона лінія — незбалансоване навантаження, а синя — доступність ресурсу.

Як помітно з графіка, в момент, коли почало зростати навантаження, менеджеру стало доступно менше часових ресурсів. Такі випадки в роботі з персоналом завжди приносять напруження і стрес в щоденну діяльність, а ще витрачають багато часу менеджера. І не тільки часу.

Скільки коштує незапланована відсутність співробітників компаніям

За даними Circadian Technologies, компаніям, які займаються пошуком персоналу, незапланована відсутність співробітника на робочому місці може коштувати приблизно $3600 на рік за кожного працівника. Розрахунки витрат включають в себе не тільки виплати заробітної плати, а й втрачені доходи через відсутність персоналу. Крім фінансових витрат, такі незаплановані відсутності можуть: 

• знизити лояльність до компанії інших членів команди, які змушені позапланово замінювати відсутнього працівника;
• привести до зривів дедлайнів проєктів;
• знизити рівень обслуговування клієнтів; 
• витратити час інших менеджерів.

Інтеграція Epicflow і Hurma System 

Epicflow — програмне забезпечення, яке дозволяє керувати кількома проєктами в режимі реального часу. Це означає, що ви можете відслідковувати відсутності співробітників на різних проєктах і зручно управляти цим процесом в одній PM-системі. Таке відстеження доступності співробітників дозволяє дотримуватися дедлайнів, зрив яких може призвести до ланцюгової реакції пропущених термінів. 

А ще Epicflow автоматично розраховує пріоритети завдань і дозволяє аналізувати продуктивність за допомогою зрозумілих графіків.

У свою чергу, в Hurma System фахівець з персоналу може отримувати запити на відсутність, зручно вести статистику по лікарняним, відпустках, роботі з дому і вихідним за свій рахунок.

Інтеграція систем Epicflow і Hurma дозволяє відстежувати всі види відсутностей і уникати моментів непередбаченого навантаження на менеджера. Інформація про користувача з HRM-системи автоматично оновлюється і в Epicflow. Як це працює?

1. Наприклад, співробітник запитує відпустку на 15 і 16 червня в системі Hurma.

2. Запит затверджується керівництвом і після цього забарвлюється в таблиці в зелений колір.

3. Epicflow відправляє запит в API системи Hurma на оновлення.

4. У Epicflow фіксується доступність співробітника на 0 годин в дні 15 і 16 червня.

5. HR- або проджект-менеджер бачить зміни в форматі зручного графіка 15 і 16 червня, і може відповідно реагувати.

Кейс: як HYS Enterprise використовує інтеграцію Epicflow з Hurma

HYS Enterprise — компанія, яка спеціалізується на розробці програмного забезпечення. Її штат налічує понад 100 IT-фахівців, що працюють над десятками проєктів. Старт кожного проєкту неможливий без ретельного планування і оцінки трудовитрат, необхідних для успішного завершення проєкту. Планування і оцінка в значній мірі залежать від співробітників і їх присутності на робочому місці.

Клієнтами HYS Enterprise є представники фінансової сфери, банківської справи, логістики, телекомунікації. Ці бізнеси не дозволяють собі несвоєчасної реалізації проєктів і зриву дедлайнів. Саме тому проджект-менеджери в HYS намагаються тримати все процеси під контролем.

Катерина Мартин, керівник проєкту в HYS Enterprise, поділилася змінами в роботі з проєктами, після впровадження Epicflow і Hurma:
«До інтеграції процес був досить трудомісткий. Потрібно було по кожному проєкту спілкуватися з тімлідом і дивитися на кожного члена команди, у кого на коли запланована тимчасова недоступність, чи затверджена вона. Це займає час:

— на спілкування з тімлідом і командою — по 3 хвилини;
— на занесення вихідних вручну — в середньому 2 хвилини.

Зміни в вихідних можуть відбуватися хоч кожен день, але, припустимо що оновлення відбувається 2 рази на тиждень. Разом, якщо взяти хоча б 4 активних проєкта, отримуємо:

5 * 2 * 4 = 40 хвилин в тиждень і 40 * 4 = 160 хвилин на місяць

Тобто, 2 години 40 хвилин в місяць витрачаються на занесення даних про вихідні вручну. Ця цифра звичайно виростає, якщо оновлювати доступність частіше і збільшувати кількість проєктів». 

Таким чином, тільки один проджект-менеджер в HYS Enterprise за допомогою інтеграції Epicflow і Hurma заощаджує 2 години 40 хвилин щомісяця.

Чи необхідно вам об'єднувати HRM і PM системи 

Так, якщо ви менеджер, який працює з працівниками, зайнятими в декількох проєктах одночасно, або самостійно керуєте багатьма проєктами.

Спільна робота HRM і PM систем не тільки спрощує відстеження відсутностей, а й дозволяє збалансовано розподілити навантаження і тимчасові ресурси вашої компанії, ще більше автоматизуючи роботу з відсутностями.

Як налаштувати інтеграцію

Якщо ви використовуєте систему Hurma System, зв'яжіться з нашою техпідтримкою або з командою Epicflow. Ми із задоволенням допоможемо заощадити ваш час і гроші вашої компанії!